Orderflow: operacje zamówień w pełni zautomatyzowane
Orderflow to szybko rosnąca marka direct-to-consumer, która wysyła tysiące zamówień miesięcznie w trzech kanałach sprzedaży. Gdy trafili do nas, dwoje pracowników na pełen etat spędzało większość dnia, przepisując dane zamówień między sklepem, systemem realizacji a arkuszem kalkulacyjnym, któremu nikt do końca nie ufał.
Wąskie gardło
Każde zamówienie przechodziło przez cztery narzędzia, zanim trafiło do wysyłki. Człowiek odczytywał zamówienie, ponownie wpisywał adres do systemu magazynowego, sprawdzał stan w osobnym panelu, a następnie aktualizował główny arkusz, aby finanse mogły później wszystko uzgodnić. To działało — dopóki wolumen się nie podwoił.
W szczycie zaczęły pojawiać się błędy: tu przekręcony adres, tam pominięta pozycja. Każdy błąd oznaczał ponowną wysyłkę, zwrot pieniędzy albo wściekłego maila. Zespół gasił pożary, zamiast się rozwijać.
„Nie brakowało nam popytu. Brakowało nam godzin — a każde nowe zamówienie tylko to pogarszało.”
Co zbudowaliśmy
Zmapowaliśmy całą drogę zamówienia, a następnie zastąpiliśmy ręczne kroki jednym zautomatyzowanym potokiem:
- Przechwytywanie zamówień: nowe zamówienia ze wszystkich trzech kanałów automatycznie trafiają do jednej, znormalizowanej kolejki.
- Walidacja AI: krok AI sprawdza adresy, oznacza podejrzane zamówienia i porządkuje niechlujne pola tekstowe, na których silnik reguł by się zaciął.
- Synchronizacja z magazynem: zweryfikowane zamówienia trafiają wprost do systemu realizacji — bez ponownego wpisywania.
- Uzgadnianie na żywo: finanse otrzymują jedno źródło prawdy, które aktualizuje się samo, a każdy krok jest rejestrowany.
Nie zautomatyzowaliśmy tylko ścieżki idealnej, licząc na szczęście. Największy zysk przyniósł krok AI, który obsługuje 8% zamówień wymagających wcześniej człowieka — dokładnie te przypadki, na których gotowe narzędzia się poddają.
Wyniki
W ciągu trzech tygodni od uruchomienia dwoje pracowników, którzy tonęli w wprowadzaniu zamówień, przeszło do obsługi klienta i relacji z dostawcami. Błędy ręczne spadły do zera, bo nikt już niczego nie przepisywał. Finanse przestały gonić za arkuszem.
Co najważniejsze, kolejny skok wzrostu Orderflow nie wymagał ani jednego nowego etatu w operacjach — potok po prostu go wchłonął.
Dokąd zmierzają dalej
Gdy operacje zamówień są już ogarnięte, automatyzujemy teraz ich proces zwrotów i alerty o uzupełnianiu zapasów u dostawców — zamieniając jedną działającą automatyzację w system, który wciąż się kumuluje.
